3 tips för att låta mer professionell i e-postmeddelanden på jobbet

I modern tid kan ditt jobb kräva att du skickar e-postmeddelanden till kollegor, chefer, kunder och mer.

Dina e-postmeddelanden är inte enkla meddelanden; det representerar vem du är som professionell anställd. Därför vill du se till att alla dina e-postmeddelanden som skickas är välskrivna och lätta att läsa.

Om ditt företag använder ett specifikt program – som till exempel Microsoft Outlook – kanske du vill lära dig hur du ansöker meddelandeformatering . Oavsett vilken plattform du använder för meddelanden finns det olika viktiga tips som du bör tänka på innan du klickar på skicka på din e-post.

Att fungera inom den professionella sfären kan vara utmanande för alla, men kanske framför allt för dem som hanterar symtomen på psykisk ohälsa eller andra psykiska problem.

Lyckligtvis finns det många verktyg tillgängliga online som hjälper dig att hantera dessa stressorer, utveckla bra hanteringsmekanismer och dela dina känslor. Klicka här för mer information och artiklar som kan ge ytterligare insikt och tillgång till behandling vid behov.

Samsung Galaxy S7 Edge Driver

Korrekturläsa dina jobbmails

Det viktigaste och mest värdefulla verktyget som du har till ditt förfogande är korrekturläsning. Innan du tänker på att skicka ditt e-postmeddelande, överväg en viktig fråga: är din e-post grammatisk och logisk meningsfull?

Kontrollera om det finns några grammatiska fel genom att använda e-postmeddelandets förbyggda stavningskontroll, om tillgänglig. Om du tvivlar på din stavningskontroll, var inte rädd för att använda externa resurser (som en onlineordbok).

Andra grammatiska fel att hålla utkik efter kan vara:

• Felaktig användning av versaler
• Felaktig användning av skiljetecken (komma, semikolon, etc.)
• Olämplig skrivstil och ton för en professionell miljö
• Felaktig användning av egennamn – detta är särskilt viktigt när man tilltalar andra människor; få saker är mer pinsamma än att felstava namnet på någon (eller något) viktigt!

När ditt e-postmeddelande är klart, läs det högt för att se om det är vettigt. Ibland kan du se om en mening är 'av' helt enkelt genom hur den låter.

Därifrån kan du göra eventuella korrigeringar för att se till att det övergripande flödet av e-postmeddelandet är konsekvent.

kod på philips tv

Slutligen, och om du har tid, spara e-postmeddelandet som ett utkast och gå därifrån. Du kan också be alla närmaste vänner eller familj att läsa din e-post för att se om de upptäcker några fel.

En bra tumregel är att bara trycka på 'skicka' när du känner dig säker på att du har korrekturläst och omprövat allt i ditt meddelande efter bästa förmåga.

Var kortfattad i arbetsmailen

Alla på ditt företag har sina skyldigheter att upprätthålla, så det är bra att respektera sin tid genom att skapa kortfattade e-postmeddelanden. Genom att göra dem korta, koncisa och raka kan du snabbt få ett tydligt svar tillbaka och fortsätta med din dag.

mucky duck repo fungerar inte

Se först till att dina meddelanden innehåller korta, lättförståeliga stycken. Faktum är att varje stycke inte behöver vara längre än två meningar.

Anta att ditt e-postmeddelande kräver att du skriver flera stycken i full längd. I så fall kan du överväga att schemalägga ett personligt möte med vem du än mailar för att minimera förvirring och felkommunikation.

Se till att vart och ett av dina stycken endast innehåller relevant information. Hur frestande det än är att infoga små detaljer som kan hjälpa mottagaren att förstå ditt budskap, men genom att skära av dessa tillägg kan du skapa ett e-postmeddelande som är kort och direkt.

Dessa typer av meddelanden är ofta mycket lättare för en läsare att förstå, och din mottagande part kommer sannolikt att ställa klargörande frågor som svar om det behövs.

Ett annat användbart sätt att använda kortfattat språk är att vara försiktig med 'att vara' verb. Till exempel kan något som 'Jag vill kunna skicka en rapport' förkortas till 'Jag skickar en rapport.'

I det här scenariot skulle du eliminera ett 'att vara'-verb och ersätta det med ett aktivt verb som eliminerar ordspråkighet.

tamil filmer i kodi

Skriv i en respektfull ton

Framför allt annat, förmedla ditt budskap med respekt.

Aggression i ett e-postmeddelande kan uppfattas som elak eftersom mottagaren inte pratar med dig direkt. Du kan undvika denna oavsiktliga ton, även när du levererar dåliga nyheter, genom att balansera negativitet med positivitet.

Om du till exempel vill kritisera en anställds prestation kan du börja meningen med att säga något positivt och avsluta den med din kritik.

Dessutom, undvik att använda 'men' . Det förnekar den första halvan av meningen, så även om du börjar med något positivt, kan användningen av 'men' få någon att tro att du är ohederlig. Så ersätt 'men' med 'och' så att båda påståendena förblir sanna.

Du kan också tänka på att inkludera en kort signatur i slutet av ditt meddelande. Dessa signaturer kan hjälpa till att förmedla viktig kontakt- och personlig information till din mottagare.

hur man ändrar messenger-ljudet på iphone

Om du vill, gå till dina e-postinställningar och skapa en signatur som innehåller ditt namn, telefonnummer och andra webbplatser som du är ansluten till.

Om ditt företag har en logotyp kan du överväga att införliva det visuella som en del av din signatur. Resultatet är ett e-postmeddelande som låter och ser professionellt ut, som håller en respektfull ton.

Slutsats

En viktig sak att tänka på är att göra korta, koncisa och felfria meddelanden efter bästa förmåga, även i mer avslappnade e-postmeddelanden. Genom att göra det kommer du att visa din chef att du respekterar dem, och du säger till dig själv att du verkligen är den professionella du vill att andra ska se dig som.