3 tips för att låta mer professionell i e-postmeddelanden

Under den moderna eran kan ditt jobb kräva att du skickar e-post till kollegor, chefer, kunder och mer.

Dina e-postmeddelanden är inte enkla meddelanden; det representerar vem du är som professionell anställd. Därför vill du se till att alla dina skickade e-postmeddelanden är välskrivna och lätta att läsa.

Om ditt företag använder ett specifikt program - till exempel Microsoft Outlook - kanske du vill lära dig att ansöka meddelandeformatering . Oavsett vilken plattform du använder för meddelanden finns det flera viktiga tips som du bör tänka på innan du klickar på skicka på din e-post.

hur man döljer ångspelaktivitet

Att fungera inom det professionella området kan vara utmanande för alla, men kanske särskilt för dem som hanterar symtomen på psykisk sjukdom eller andra psykiska problem.

Lyckligtvis finns det många verktyg online som hjälper dig att hantera dessa stressfaktorer, utveckla bra hanteringsmekanismer och dela dina känslor. Klicka här för mer information och artiklar som kan ge ytterligare insikt och tillgång till behandling vid behov.

Korrekturläsa dina e-postmeddelanden

Det viktigaste och mest värdefulla verktyget du har till ditt förfogande är korrekturläsning. Innan du funderar på att skicka din e-post, överväg en viktig fråga: gör din e-post grammatisk och logisk mening?

Kontrollera om det finns några grammatiska misstag genom att använda e-postens förbyggda stavningskontroll, om det finns tillgängligt. Om du tvivlar på din stavningskontroll, var inte rädd för att använda resurser utanför (som en online-ordbok).

Andra grammatiska fel att se upp för kan inkludera:

slumpmässiga snapchat-användare som lägger till mig

• Felaktig användning av versaler
• Felaktig användning av skiljetecken (komma, semikolon, etc.)
• Olämplig skrivstil och ton för en professionell miljö
• Felaktig användning av substantiv - detta är särskilt viktigt när man vänder sig till andra människor; få saker är mer pinsamma än att felstava namnet på någon (eller något) viktigt!

När din e-postadress är klar läser du den högt för att se om det är vettigt. Ibland kan du se om en mening är avstängd helt enkelt som det låter.

Därifrån kan du göra alla korrigeringar för att se till att det totala flödet av e-postmeddelandet är konsekvent.

Slutligen, och om du har tid, spara e-postmeddelandet som ett utkast och gå bort från det. Du kan också be alla omedelbara vänner eller familj läsa din e-post för att se om de upptäcker några fel.

En bra tumregel är bara att trycka på send när du känner dig säker på att du har korrekturläst och omprövat allt i ditt meddelande efter bästa förmåga.

Var kortfattad i e-postmeddelanden

Alla på ditt företag har sitt ansvar att upprätthålla, så det är bra att respektera sin tid genom att skapa kortfattade e-postmeddelanden. Genom att göra dem korta, söta och till punkten kan du få ett tydligt svar snabbt och fortsätta med din dag.

Se först till att dina meddelanden innehåller korta, lättförståeliga stycken. Faktum är att varje stycke inte behöver vara längre än två meningar.

Antag att din e-post kräver att du skriver flera stycken i full längd. I så fall kan du överväga att planera ett personligt möte med den du skickar via e-post för att minimera förvirring och felkommunikation.

Se till att var och en av dina stycken endast innehåller relevant information. Så frestande som det är att införliva små detaljer som kan hjälpa din mottagare att förstå ditt meddelande, men klippa dessa tillägg kan du skapa ett e-postmeddelande som är kort och direkt.

Dessa typer av meddelanden är ofta mycket lättare för en läsare att förstå, och din mottagande part kommer sannolikt att ställa klargörande frågor som svar om det behövs.

hur man förbättrar mikrofonkvalitetsfönster 10

Ett annat användbart sätt att använda kortfattat språk är att vara försiktig med att vara verb. Till exempel kan något som jag vill kunna skicka en rapport förkortas till att jag skickar en rapport.

I det här scenariot skulle du eliminera ett att vara verb och ersätta det med ett aktivt verb som eliminerar ordlighet.

Skriv i en respektfull ton

Framför allt förmedla ditt budskap med respekt.

Aggression i ett e-postmeddelande kan komma att vara eländig eftersom mottagaren inte pratar direkt med dig. Du kan undvika denna oavsiktliga ton, även när du levererar dåliga nyheter, genom att balansera negativitet med positivitet.

Om du till exempel vill kritisera en anställds prestationer kan du börja meningen med att säga något positivt och avsluta det med din kritik.

Dessutom, undvik att använda men . Det förnekar den första halvan av meningen, så även om du börjar med något positivt, kan du använda men kan få någon att tro att du är ojämn. Så, ersätt men med och så att båda uttalandena förblir sanna.

obs starta utgången misslyckades streaming

Du kan också tänka på att inkludera en kort signatur i slutet av ditt meddelande. Dessa signaturer kan hjälpa till att förmedla viktig kontakt och personlig information till din mottagare.

Om du vill kan du gå till dina e-postinställningar och ställa in en signatur som innehåller ditt namn, telefonnummer och andra webbplatser som du är ansluten till.

Om ditt företag har en logotyp kan du överväga att integrera det visuella som en del av din signatur. Resultatet är ett e-postmeddelande som låter och ser professionellt ut, vilket håller en respektfull ton.

Slutsats

En viktig borttagning att tänka på är att göra korta, kortfattade och felfria meddelanden efter bästa förmåga, även i mer avslappnade e-postmeddelanden. Genom att göra detta kommer du att visa din chef att du respekterar dem, och du säger till dig själv att du verkligen är den professionella du vill att andra ska se dig som.